اتوماسیون اداری به معنای یکپارچه‌سازی عملیات و امور اداری است؛ عملیات و اموری که با مدیریت اطلاعات در ارتباط هستند. ابزارهای زیادی برای اتوماسیون یا خودکارسازی عملیات موجود است و گسترش ابزارهای الکترونیکی مختلف رایانه‌ای و چاپگرها، دستگاه‌های کپی و … در مرکزیت بسیاری از پیشرفت‌های اخیر اتوماسیون اداری قرار دارند.
ذخیره‌ی داده‌های خام، انتقال داده‌های الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب‌وکار الکترونیک به پیشبرد فعالیت‌های پایه در اتوماسیون اداری کمک می‌کند. تاریخ اتوماسیون اداری جدید از زمانی آغاز شد که دستگاه‌های نوشتن (تایپ) و کپی جایگزین فعالیت‌هایی شدند که با دست انجام می‌گرفت. این روزها اتوماسیون اداری تنها به ماشینی کردن فعالیت‌های دستی محدود نیست، بلکه با کمک آن می‌توان اطلاعات را به شکل الکترونیکی ردوبدل کرد.
ظهور رایانه‌های شخصی در اتوماسیون اداری انقلابی ایجاد کرده است و امروز سیستم‌های عملیاتی معروف و تعاملی با کاربران تکمیل و تکمیل‌تر شده و به بخش‌های مختلف کسب‌وکار نیز نفوذ کرده‌اند. به‌طوری که در هر کسب‌وکاری حداقل از یک رایانه‌ی تجاری در فعالیت‌های روزانه‌ی خود بهره میگیرند. حتی کوچک‌ترین شرکت‌ها نیز از فناوری‌های رایانه‌ای برای ثبت اطلاعات مالی، دارایی‌ها، پرداخت‌ها (حقوق، دستمزد و…) و سایر اطلاعات کسب‌وکار خود بهره می‌برند.
تجارت و کسب و کار همیشه تا این اندازه وسیع و متنوع نبوده است. در گذشته کسب و کارهای کوچک و حتی کسب و کارهای بزرگ در مقایسه با مراودات مالی فعلی از گستره و تنوع کمتری برخوردار بودند و متعاقب آن ابزارهای ثبت و نگهداری این مراودات و عملیات‌های مالی نیز پیشرفت چندانی نداشت. اغلب تجار اعتقادی به استفاده از روشهای نوین حسابداری و نگهداری اسناد مالی خود نداشتند یا این روش‌ها به دلیل نقص‌ها و کاستی‌ها عمده‌ای که در خود داشتند معمولاً مورد استفاده قرار نمی‌گرفتند. تجار تمایل داشتند مراوادت مالی و اسناد خرید و فروش خود را به صورت کاغذی و دستی نگهداری کرده و گاهی چندین دفتر برای این عمل در طول سال استفاده می‌کردند و بعضا با مشکلات بزرگی هم روبرو می‌شدند.
اما امروزه با گسترش کسب و کارها و تنوع مراودات مالی در حرفه‌های مختلف و البته مشغله زیاد افراد تمایل برای ثبت و نگهداری اسناد مالی و حسابداری به صورت دستی به میزان بسیار زیادی کاهش یافته است. کسبه و تاجرین علاقه دارند از نرم‌افزارهای حسابداری جدید برای کار خود استفاده کنند و گاهی بسته به وسعت کسب و کارشان چندین نفر را هم برای این کار به صورت اختصاصی استخدام می‌نمایند.
واقعیت این است که نرم‌افزارهای حسابداری جدید در انواع مختلفی برای همه مشاغل تهیه و در بازار عرضه شده‌اند. نرم‌افزاهای پیچیده برای کسب و کارهای وسیع و تجارت‌های بزرگ تا نرم‌افزارهای ساده‌تر برای کسب و کارهای کوچک و محلی و حتی نرم افزاهایی برای حسابداری یک سوپر مارکت کوچک. یعنی کسبه مشاغل کوچک مثل سوپرمارکت ها، شیرینی فروشی‌ها، پارچه فروش‌های خرد و بسیاری دیگر از مشاغل کوچک هم امروزه به راحتی می‌توانند حسابداری و اسناد مالی خود را به دست این نرم افزارها سپرده و در بیشتر مواقع از مزایای این سیستم‌ها بهرمند شوند.
این نرم افزارها همه اطلاعات مالی و حسابداری را می‌توانند ثبت کنند و اغلب طوری طراحی شده‌اند که با کمترین میزان خطا تمام اسناد مالی را می‌توان در آنها نگهداری و در مواقع لزوم گزارش‌گیری کرده و مورد استفاده قرار داد. بطور کلی یک سیستم یکپارچه فروشگاهی ترکیبی از یک نرم‌افزار و یک سخت‌افزار بوده که برای پردازش تراکنش‌های مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد این سیستم‌ها در گذشته ساده بوده و فقط برخی کارهای فروشگاهی را می‌توانستند پردازش کنند اما به مرور قابلیت‌های این نرم‌افزار به شکل بسیار گسترده‌ای افزایش پیدا کرد به طوری که در حال حاضر قادر هستند مدیریت انبارها، ارائه انواع مختلفی از گزارشات از جمله گزارشات فروش و گردش‌های مالی را نشان دهند.
تنظیم حسابها در چهار سطح، گروه حساب، حسابهای کل، حسابهای معین و تفصیلی؛ ابزار قدرتمند مرور حسابها برای مدیر جهت کنترل حسابها و گزارش از آنها، عملیات بر روی اسناد، گردش حساب تفصیلی، لیست بدهکاران بستانکاران، جستجوی بسیار پیشرفته روی اسناد حسابداری، دفتر چک و عملیات چک‌های دریافتی و پرداختی، دریافت و پرداخت نقدی، چک و… نمودار درختی حسابها، حسابهای تعریف شده استاندارد، ترازهای آزمایشی گروه، کل و معین، دفاتر روزنامه، کل و معین، سود و زیان کل و سود و زیان ناشی از اختلاف حساب با گارانتی و کارت طلایی، بستن اتوماتیک اسناد حسابداری و صدور سند افتتاحیه، محاسبه قیمت تمام شده قطعات فروش رفته بر اساس روشهای Lifo و Fifo و میانگین، گزارش‌های مالیات بر ارزش افزوده و میزان بدهی گارانتی و کارت طلایی از بابت مالیات بر ارزش افزوده، تخفیفات خرید و فروش و خدمات ارائه شده، و گزارش‌های متنوع مالی …
عبارت است از توافقی قرار دادی که به موجب آن دو یا چند نفر یک فعالیت اقتصادی مشترک به عهده میگیرند. که چنین الزامی اطمینان میدهد که هیچ یک از شرکا خاص در موقعیتی نیست که به تنهای فعالیت مربوط را کنترل کند. مشارکت خاص معمولا به طور موقت برای انجام یک پروژه خاص طی یک دوره محدود ، در عملیاتی نظیر مشارکت در تولید یک محصول،مشارکت در امور ساختمانی،مشارکت در خرید وفروش کالا و املاک تشکیل گردیده . و پس از انجام عملیات موضوع مشارکت خاتمه می یابد و سود وزیان حاصل از آن بر اساس نسبت توافق شده بین شرکا تقسیم میشود.
شباهت ها :
نحوه تقسیم سود در هر دو شرکت بر اساس نسبت های از پیش تعین شده است.
همچنین در هر دو نوع شرکت شخصیت شرکا بیش از سرمایه آنها اهمیت دارد .
تفاوت ها :
شرکت های تضامنی باید نام تجاری خاص داشته باشد.اما مشارکت خاص ضرورتی ندارد
در شرکت تضامنی توافق قرار دادی باید در اداره ثبت شرکت ها ثبت شود که در مشارکت خاص ثبت نمیگردد
در شرکت تضامنی عملیات مستمر و محدود به فعالیت های خاصی نمی باشد .اما در مشارکت خاص به طور موقت و برای یک فعالیت خاص تشکیل می شود.
در شرکت تضامنی سود و مشارکت سالانه است.اما در مشارکت خاص معمولا در پایان مدت مشارکت تعیین می شود
در شرکت تضامنی شرکا نمی توانند فعالیت های مستقل از نواع فعالیت شرکت انجام دهند. اما در مشارکت خاص امکان دارد
در شرکت تضامنی برای ثبت عملیات باید دفاتر جداگانه ای نگهداری شود.اما در مشارکت خاص ممکن است دفاتر جداگانه ای نگهداری نشود
برای انجام ثبت های عملیات مشارکت خاص 2 روش وجود دارد :
روش نگهداری دفاتر جداگانه : در مواردی که حجم عملیات نسبتا زیاد بوده و انتظار می رود مشارکت در یک دوره طولانی انجام پذیرد. دفاتر جداگانه ای نگهداری می شود
روش ثبت در دفاتر شرکا : اگر عملیات مشارکت در دروه کوتاهی انجام شود و مبادلات محدودی رخ دهد.عملیات حسابداری در دفاتر شرکت ثبت می شود.
